È risaputo che Microsoft Teams rappresenta uno degli strumenti più potenti nella suite offerta da Office 365. Attraverso l’utilizzo di questa potente applicazione di condivisione e collaborazione, gli utenti potranno lavorare collaborando tra loro con la possibilità di pianificare specifiche riunioni, utilizzare documenti in modalità sharing e in condivisione e gestire molte altre funzioni.
Le funzionalità offerte da Microsoft Teams sono moltissime e per scoprirle tutte potrebbe servire molto tempo. Un’ottima idea è quella di partecipare ad un corso di formazione Microsoft Teams per utenti e per professionisti aziendali, gestito in maniera custom e differenziata per ogni specifica azienda.
Per supportare gli utilizzatori, vi riportiamo in questo articolo vedremo 30 tips & tricks, ovvero 30 semplici strategie per ottimizzare e soprattutto semplificare, l’utilizzo di Microsoft Teams.
Tips & Tricks per Teams
Scegli per le chat di gruppo un nome appropriato
Per gestire le chat, avvia una chat con più persone dalla barra posta in alto nella schermata di Microsoft Teams.
Dopodiché potrai cambiare il nome della chat di gruppo premendo l’icona di modifica. Inserire un nome appropriato è parte fondamentale: in questo modo trovare la chat sarà più veloce proprio perché risponderà già dal nome, agli obiettivi e alle finalità del lavoro del gruppo inserito.
Inoltra le e-mail a un team o a un canale
Partendo dal canale di riferimento alla quale si voglia inoltrare una e-mail, fare click con il tasto destro sul destinatario che si desidera.
Selezionare poi “Ottieni l’indirizzo di posta elettronica”.
Nella scheda che appare selezionando “impostazioni avanzate” fare attenzione che la spunta sia sulla tipologia di destinatari desiderati.
Collabora coi membri del Team in modo organizzato
Teams dà la possibilità di creare 5 Team a livello organizzativo. Questi Team hanno la caratteristica che alla loro creazione tutti gli utenti vengono aggiunti ad essi.
Organizza un evento live aperto a tutti
Microsoft Teams mette a disposizione la possibilità di far partecipare utenti ospiti o coloro che non fanno parte dei Team agli eventi creati.
Una volta creato l’evento copia il link e condividilo con chi si vuole far partecipare. Collabora e condividi i tuoi progetti in conference live.
Aggiungi schede in un pannello
Per organizzare e racchiudere tutte le applicazioni della suite Office 365 è possibile aggiungere le schede in un pannello. Questo ti permetterà di per averle tutte a portata di mano quando servono.
Invia annunci importanti a tutti i membri dell’organizzazione
Per farlo usa il tag @ seguito dal nome del canale per raggiungere tutti i suoi membri con la comunicazione.
Esempio: @nome.cognome@nexsys.it per fare in modo che il tuo interlocutore riceva il messaggio con una corretta priorità.
Metti in evidenza i messaggi importanti
Questa rappresenta una importante funzionalità di Microsoft Teams, per attivarla seleziona e segnala come “importante” un post di Teams, in fondo alla schermata.
Crea un canale privato con la quale scambiare dati sensibili con i colleghi
Per discutere di argomenti che non riguardano l’intero team è possibile creare dei canali privati per comunicare individualmente. È possibile creare fino a 30 canali privati per ogni team.
Condividi lo storico delle chat con i membri dell’organizzazione
L’amministratore può decidere quali utenti potranno vedere i vecchi dati di una chat.
Installa Microsoft Teams nei tuoi dispositivi
Microsoft Teams è uno strumento disponibile sia per i dispositivi mobili, quali Android e iOS, che per i computer, MAC e Windows. Installalo su tutti i tuoi dispositivi e lavora sempre e ovunque con file sincronizzati e versioni aggiornate.
Correggi velocemente un messaggio sbagliato o un commento
Premendo velocemente due volte la freccia è possibile modificare il messaggio inviato in chat. (⬆️⬆️)
Visualizza una panoramica di tutte le task di Microsoft Planner
È possibile visualizzare una panoramica di tutte le task di Microsoft Planner da tutti i team.
Metti i contatti preferiti in cima alla lista
È possibile evidenziare alcuni contatti, più importanti o più frequenti. Per organizzali puoi mettere i contatti preferiti in cima alla lista, basta aggiungerli ai contatti preferiti.
Trova sempre quello che ti serve in Microsoft Teams
La ricerca in Teams è molto semplice. Lo strumento ti permette di gestire la ricerca dei tuoi file e delle tue informazioni in maniera precisa e organizzata. Per farlo basta digitare ciò che si desidera. E’ possibile lavorare con i filtri per una ricerca più specifica.
Metti in evidenza le tue applicazioni
Per evidenziare una applicazione basta premere sui tre pallini nella barra a sinistra della schermata iniziale e, successivamente, dopo aver trovato scelto e selezionato l’applicazione desiderata, è possibile procedere in modo da aggiungerla nella home di Microsoft Teams.
Come creare un team privato in Microsoft Teams
Con Teams è facile creare un canale che risulti privato sin dalla sua creazione, in questo modo riuscirai a monitorare in maniera più semplice e sicura, le policy di accesso dei collaboratori ammessi ad entrare nel team privato.
Come creare una cartella in sola lettura in Microsoft Teams
Per proteggere i file all’interno dei team è possibile, inoltre, impostare le cartelle in modalità sola lettura. Grazie a questa funzione gli ospiti guest al team e chi non risulta autorizzato non potrà di fatto, modificare il contenuto dei dati interni alla cartella. Sarà possibile solo visualizzarla in modalità solo lettura.
Elimina i tuoi account da altre organizzazioni
Per chi fa parte più di più organizzazioni e in alcune di esse non opera più, eliminarsi come ospiti è un consiglio che si raccomanda sempre di fare. Per ogni dubbio chiedi al tuo amministratore di sistema.
Gestisci l’effetto specchio della tua immagine
Microsoft Teams tra le nuove funzionalità permette di specchiare la propria immagine in live. Scopri di più sulla gestione dell’effort durante una riunione in Teams.
Limita i diritti degli ospiti
Per evitare che gli ospiti cancellino o modifichino file sensibili è possibile e consigliato limitare i loro diritti.
Modifica il nome del canale in Microsoft Teams
Il sistema permette di rinominare un canale cliccando con il tasto destro su di esso per poi selezionare “modifica questo canale”. Questo ti aiuterà nella gestione efficiente delle tue attività professionali e di collaborazione
Duplica o copia un team: parti da un altro team esistente
Questo semplice trucco permetterà la creazione di un team copiato a partire da un altro team esistente di cui erediterà policy e diritti
Costruisciti il tuo ambiente di test per provare le funzionalità
Per testare in sicurezza ed evitare di rovinare l’ambiente di lavoro esiste la possibilità di creare un ambiente di prova. La creazione dell’ambiente di prova è semplice e gratuita e ti consente di effettuare demo e dimostrazioni prima del rilascio del canale e del team in produzione.
Condividi le e-mail da Outlook a Microsoft Teams
Il sistema permette di integrare le funzionalità della suite Microsoft 365. In questo modo si potrà inviare copie dei messaggi, compresi gli allegati alle chat di Teams e ai canali. Scopri in corso di formazione OneDrive.
Registra in automatico tutti gli incontri su Teams prima che inizino
È possibile attivare questa funzione per registrare i meeting dalle impostazioni del meeting stesso. Il sistema invia gli alert che mantengono chiara la gestione della privacy verso terzi.
Condividi una presentazione PowerPoint su Microsoft Teams
Una funzione molto utile è quella di non condividere l’intero schermo ma di scegliere le finestre necessarie da condividere. In questo modo non sarà più necessario condividere tutto lo schermo, ma verrà condivisa solo la presentazione.
Cambiare le impostazioni di default
Se si desidera che i file, ad esempio i file Office vengano aperti direttamente sul desktop prova a cambiare le impostazioni a Desktop-App.
Comunica con gli utenti esterni in Microsoft Teams
Lo sappiamo, l’accesso remoto è alla base della collaborazione tra utenti, non solo tra utenti della stessa azienda ma anche e soprattutto con clienti e fornitori esterni. Le possibili funzioni da sfruttare sono:
- Chat diretta 1-1
- La condivisione di un team con un ospite
- Una chat di gruppo con contatti interni ed esterni
- Un meeting con la chat aperta
- Un meeting con utenti non di Teams
Abilita la funzione Together Mode in Microsoft Teams
La Together mode è una nuova forma di meeting utilizzabile per sbloccare alcune funzionalità, come:
- Multipli schermi Teams
- Videochiamate con 49 persone contemporaneamente
- Il nuovo focus mode e gallery mode
Attivazione tecnica
Attraverso 5 semplici passaggi è possibile modificare e settare Microsoft Teams in maniera tale che tutta l’organizzazione inizi ad utilizzare lo strumento in maniera condivisa. I passaggi da seguire sono:
- Sincronizza tutte le identità da Active Directory ad Azure AD
- Crea il tuo profilo Office 365
- Distribuisci la licenza a tutti gli utenti
- Sposta i documenti necessari
- Assegna gli adeguati diritti e dai le giuste basi di utilizzo del programma agli utenti
Scopri il corso Microsoft Teams per utenti e professionisti
I trucchi non bastano, occorre metodo e consapevolezza. Per proporre ed erogare la formazione Microsoft 365 in azienda scopri i corsi dedicati agli utenti di Nexsys società di consulenza informatica e di Silver Academy area specialistica per la formazione tecnica per gli utenti user e power user. Contattaci
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