Cos’è la PEC e come funziona?
La PEC è un tipo di e-mail che garantisce l’identità di mittente e destinatario e dona un valore legale ai messaggi che si inviano proprio come una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Attenzione, non è da confondere con la firma digitale in quanto non esiste alcun legame diretto tra i due servizi. Semplificando, la PEC ufficializza il messaggio inviato tramite e-mail mentre la firma digitale garantisce l’autenticità dei singoli documenti elettronici (es. un file Word o un PDF) donando un valore simile ai documenti cartacei realmente firmati.
Le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata funzionano così:
- Il mittente invia il messaggio
- Il gestore della casella PEC verifica che il messaggio sia conforme e lo invia al gestore del destinatario
- Il gestore del destinatario controlla anch’esso la conformità del messaggio e lo recapita al destinatario oppure lo scarta
- Il mittente riceve l’esito della comunicazione (consegna) tramite e-mail di notifica
Alcune caselle di posta certificata permettono la ricezione di messaggi anche da caselle di posta non certificata (es. Gmail, Outlook, Yahoo ecc…). La PEC è obbligatoria per le aziende, comprese le ditte individuali, e va inserita nel Registro delle Imprese.
Strumenti legati alla PEC
A differenza di quanto accade con la firma digitale – per mantenere l’esempio di prima – per verificare la propria identità con la PEC non bisogna acquistare né chiavette USB né smart card: avviene tutto a livello server.
In quanto a software, invece, è possibile utilizzare un comune client di posta elettronica (es- Outlook, Thunderbird o Apple Mail) sia su computer che su smartphone e tablet. Molti provider PEC, in alternativa, offrono la possibilità di collegarsi tramite browser via Web Mail o tramite l’app per dispositivi portatili.
Come creare una casella PEC?
Innanzitutto, è importante premettere che non esistono servizi gratuiti per la PEC. Alcuni provider possono proporre una prova gratuita (per 1 o più mesi) ma poi, per continuare ad utilizzare il servizio, è richiesto il pagamento. I prezzi delle caselle PEC non sono, tuttavia, onerosi ed includono tutte le funzioni di cui, generalmente, si ha bisogno nello scambio di messaggi tra privati, aziende o anche tra privati ed enti della Pubblica Amministrazione. Qualora si necessitasse di ulteriore spazio di archiviazione o di particolari funzioni extra, bisogna mettere in conto un costo maggiore.
La procedura necessaria ad aprire una casella PEC è molto semplice, basta collegarsi al sito internet di un gestore, scegliere l’offerta che si preferisce e compilare il modulo proposto con tutti i dati personali.
Superato questo primo step, è necessario procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione attraverso carta di credito o PayPal. Se previsto un periodo di prova gratuito, potrebbe comunque essere richiesto l’inserimento dei dati per il pagamento che avverrà al termine di tale periodo.
Dopodiché, è richiesto l’invio – tramite pannello di controllo web, e-mail o fax – di tutta la documentazione necessaria ad attivare la casella di posta certificata: un paio di moduli da firmare e copia del documento d’identità.
Terminata la procedura di registrazione, il gestore – generalmente entro poche ore – dovrebbe attivare la casella PEC. E ora non resta che tenere monitorato il rinnovo per evitare che la sottoscrizione scada: in alcuni casi è automatico, in altri sono previsti promemoria via e-mail.
Come si invia una PEC?
La modalità di accesso più diffusa, disponibile in tutte le caselle PEC, prevede l’utilizzo dei classici programmi di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird, Apple Mail ecc…) mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3. Per configurare tali parametri è necessario seguire semplici procedure:
- in Microsoft Outlook clicca sul pulsante File in alto a sinistra. Nella schermata che si apre, clicca sul pulsante Impostazioni account, dopodiché seleziona la voce Impostazioni account dal menu che compare e clicca sul pulsante Nuovo in alto. Compila il modulo che ti viene proposto con i parametri IMAP della tua casella PEC.
- in Mozilla Thunderbird clicca sul pulsante ≡ in alto a destra, vai su Nuovo messaggio > Crea un nuovo account e-mail e compila il modulo.
- in Apple Mail dal menù Preferenze > Account in alto a sinistra, nella finestra che si apre clicca il pulsante [+] sulla sinistra e compila il modulo.
In alternativa, si può accedere tramite web mail: si effettua l’accesso con le proprie credenziali e si gestisce tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC). È possibile, inoltre, ricorrere alle app ufficiali di alcuni servizi PEC oppure a dei client e-mail di terze parti, sfruttando protocolli IMAP o POP3.
N.B.: se scegli di utilizzare la tua casella PEC nel client e-mail che usi solitamente, non dimenticare di selezionare il tuo indirizzo di posta certificata dalla lista degli indirizzi da usare per l’invio della posta (il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi).
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