Microsoft Planner è uno strumento compreso nella suite di Microsoft 365 che permette agli utenti utilizzatori di organizzare al meglio il lavoro in team al fine di aumentarne la produttività. Questo pratico servizio consente la creazione di nuovi piani di lavoro, la condivisione di file nel team, l’organizzazione e l’assegnazione di attività e la discussione tramite chat dei progetti in corso d’opera.
In questo articolo vedremo una panoramica su Microsoft Planner e scopriremo le funzionalità integrate in esso, in particolare vedremo:
- Come accedere al servizio di Microsoft Planner
- Come inserire un piano ad un gruppo già esistente
- Come includere un’attività a un piano
- Come creare un contenitore al fine di sistemare le attività
- Come muovere le attività all’interno di un contenitore
- Come aggiungere le date di inizio e fine scadenza di un’attività specifica
- Come contrassegnare le attività con le etichette
Come accedere al servizio di Microsoft Planner
Per accedere al servizio di Microsoft Planner basterà andare all’indirizzo http://office.com/signin o https://admin.microsoft.com ed effettuare l’accesso con le proprie credenziali dell’organizzazione abilitata al servizio.
Una volta entrati nella homepage di Microsoft per accedere al Planner bisogna fare clic sull’icona delle applicazioni in alto a sinistra 
e dall’elenco sottostante selezionare l’icona 
Seguita questa procedura si avrà accesso a Microsoft Planner.
Planner: come inserire un piano ad un gruppo già esistente
All’interno di Microsoft Planner è possibile inserire un piano ad un gruppo già esistente o comunque creare un nuovo gruppo ed assegnargli un nuovo piano. Per creare un nuovo gruppo e un nuovo gruppo:
- Fai clic sull’icona “nuovo piano”
- Assegna un nome al piano;
- Decidi se creare un nuovo gruppo o aggiungere il piano a un gruppo esistente;
- Seleziona chi può vedere il piano;
- Selezionare Opzioni per aggiungere una descrizione;
- Selezionare Crea piano.
Oltre a questo, è possibile aggiungere un piano ai membri già esistenti, per fare ciò basta seguire la seguente procedura:
- Attribuisci un nome al piano e dopodiché seleziona Aggiungi a un gruppo Office 365 esistente;
- Nella scheda “Scegliere un gruppo” cercare o selezionare un gruppo nell’elenco;
- Seleziona “Scegli gruppo”;
- Seleziona “Crea piano”;
Seguendo questi passi si potrà inserire un piano ad un gruppo già esistente.
Planner: come includere un’attività a un piano
Microsoft Planner dà inoltre la possibilità agli utenti di inserire un’attività all’interno di un piano, per farlo basta aprirne uno e inserire un nome per l’attività nella scheda “Attività”, successivamente selezionare “Aggiungi attività”.
Oltre a questo, si possono aggiungere vari dettagli all’attività, come: impostare un’immagine di anteprima per un’attività, contrassegnare le attività con etichette, aggiungere date di inizio e fine attività, impostare e aggiornare lo stato di avanzamento di un’attività, allegare file, foto o collegamenti, discutere di un’attività con un team, aggiungere un elenco di controllo a un’attività, copiare attività di planner e visualizzare gli utenti a cui è assegnata l’attività e aggiungere persone al piano.
Planner: come creare un contenitore per sistemare le attività
Creare un bucket per mettere in ordine le attività è una funzionalità molto pratica per organizzare al meglio il lavoro.
Per impostare i bucket, dalla bacheca seleziona “Aggiungi nuovo bucket” e successivamente inserisci un nuovo nome. Così facendo è stato creato un nuovo contenitore.
Planner: come muovere le attività all’interno di un contenitore
Successivamente alla creazione del contenitore, si possono trascinare le attività all’interno del bucket al fine di organizzarle al meglio e avere una pratica suddivisione.
Planner: come aggiungere le date di inizio e fine scadenza di un’attività specifica
Inserire le date di inizio e fine attività permetto la coordinazione e la gestione ottimizzata del team che sarà così in grado di organizzarsi in maniere efficiente nello svolgimento dell’attività.
Per Inserire le date basta selezionare un’attività e visualizzarne i dettagli, successivamente si possono inserire le date di inizio e di scadenza dell’attività.
La scadenza si può anche inserire nella fase di creazione dell’attività stessa dopo aver scelto un nome basterà selezionare una data dal calendario. Nel caso in cui l’attività fosse scaduta la data di scadenza sarà visualizzata in rosso.
Planner: come contrassegnare le attività con le etichette
In Microsoft Planner le etichette permetto una visualizzazione chiara degli aspetti che le varie attività hanno in comune come le scadenze, il livello di urgenza o requisiti vari.
Per assegnare un’etichetta nella scheda una volta selezionata un’attività per aprirne i dettagli e scelto le caselle colorate in alto a destra basta selezionare il contrassegno desiderato ed associargli un nome.
Le etichette poi saranno disponibili in tutte le attività del piano, e sarà possibile assegnarle ad altre attività all’interno del piano selezionato.
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