Attivare un corso di formazione in azienda necessita di una efficiente pianificazione interna. Quando l’attività prevede l’avvio di corsi di formazione informatica come, ad esempio, corsi di formazione sulla sicurezza informatica per utenti e per tecnici o corsi sugli strumenti di collaborazione come Microsoft 365 o formazione Microsoft Teams, l’analisi dei fabbisogni richiede una ricerca funzionale e specifica.

Definire un processo di analisi dei fabbisogni formativi permette alle aziende di indentificare le esigenze di formazione per pianificare un corso adatto allo sviluppo delle competenze delle proprie risorse interne.

L’analisi dei fabbisogni formativi parte da una definizione legata al mondo tecnico informatico: non si tratta di effettuare solo corsi di formazione in ambito informatico ma di definire percorsi e livelli di azione che trasversalmente si basino sulla tecnologia.

È un approccio sistematico che permette di definire in modo obiettivo e progettuale le competenze, abilità e conoscenze dei collaboratori ma anche di effettuare procedure ed analisi del contesto di riferimento, favorendo un migliore approccio al sistema clienti e fornitori.

Si tratta, quindi, di un processo di raccolta e di valutazione di dati che serve a identificare le aree in cui è necessario sviluppare un miglioramento. È l’analisi preliminare dalla quale conseguono tutte le successive operazioni che danno forma al percorso di formazione.

Quando va condotta l’analisi dei fabbisogni formativi? L’opzione migliore è quella di effettuare un’analisi ogni volta che si sta valutando di attivare corsi di formazione.

Può essere il caso di un cambiamento aziendale in vista, oppure il caso di prestazioni non ottimizzate oppure se si sta per introdurre in azienda una nuova tecnologia.

Come condurre un’analisi dei fabbisogni formativi

Per effettuare un’accurata analisi dei fabbisogni formativi all’interno di un’azienda è necessario stabilire un metodo strutturato e ben definito al quale fare riferimento. Le essenziali fasi essenziali da seguire possono essere riassunte in 5 step, attraverso i quali utenti finali, decisori aziendali, responsabili IT e responsabili risorse umane potranno sviluppare un percorso di analisi ad hoc. Nexsys, azienda informatica a Verona, affianca le aziende di ogni dimensione per la gestione del proprio percorso formativo basato su tecnologia e innovazione.

Corsi di formazione: identifica gli obiettivi aziendali

Prima di ogni cosa, analizza il contesto iniziale e individua gli obiettivi dell’azienda. Lo scopo della formazione deve rispondere principalmente a un obiettivo di business, il quale può essere concreto ed evidente oppure intangibile, come il miglioramento di un determinato servizio aziendale. Solo attraverso un’attenta ed accurata analisi degli obiettivi aziendali è possibile capire ciò di cui si necessita per l’attivazione del proprio corso di formazione.

Formazione generale: individua le competenze

Di fondamentale importanza è identificare le competenze da cui dipendono i risultati che si vogliono ottenere. Quali competenze possono essere acquisite o migliorate attraverso le attività di formazione? Utile in questa fase basarsi su un organigramma aziendale che includa tutte le posizioni all’interno dell’azienda e, per ogni posizione,  sviluppare il set di competenze, conoscenze e abilità richieste, nonché titoli di studio ed esperienza necessari.

Competenze: individua i bisogni formativi

Una volta identificate le competenze necessarie, il passo successivo sarà quello di capire se i tuoi collaboratori ne sono in possesso e, nel caso non lo fossero, individuare gli eventuali gap formativi. Per individuare le lacune professionali, è possibile sviluppare interviste e somministrare questionari, attivare meccanismi di valutazioni delle performance dei dipendenti, e gestione questionari di clienti. Sono disponibili software di gestione delle competenze utili alla formalizzazione di un processo condiviso, trasparente ed efficace.

Gestione e analisi: elabora i dati raccolti

Una volta individuati i bisogni formativi, provvedi a identificare  quale parte del personale in azienda potrà gestire le informazioni raccolte. L’analisi dovrà focalizzarsi su obiettivi aziendali e gap formativi per determinare quale tipo di formazione deve e può essere impartita per raggiungere il livello di competenza desiderato.

Analizzati i dati sarà possibile pianificare gli interventi formativi definendo nel dettaglio contenuti specifici, tecnici e trasversali, individuando i docenti, le società di consulenza informatiche e gli strumenti didattici, nonché gli aspetti logistici e organizzativi. In questa fase è fondamentale tenere in considerazione i costi.

Occorre definire i costi reali, i costi vivi e i costi sommersi. L’analisi deve considerare anche i metodi formativi e le opzioni disponibili e la relativa misura attraverso cui  la formazione affronterà il divario di prestazioni e l’impatto sulla performance. Tra i numerosi fattori di costo: il tempo da dedicare alla formazione, eventuali spese di logistica e trasporto, se lo sviluppo del piano formativo viene fatto in azienda o esternamente.

Valutazione finale: attivare i corsi di formazione

L’attività di formazione è un processo che non si conclude con la pianificazione ma, al contrario, richiede un lungo periodo di ricerca e approfondimento. Infatti, una volta erogati i corsi di formazione e aggiornamento, sarà importante  provvedere alla valutazione di essi per evidenziare i risultati ottenuti, nel breve e lungo periodo, rispetto agli obiettivi prefissati.

Strumenti per l’analisi dei fabbisogni formativi

Completata la fase per l’analisi e l’individuazione dei fabbisogni formativi, analizziamo in dettaglio i principali metodi di analisi utilizzabili, singolarmente o in integrazione tra loro, per raccogliere informazioni sulle prestazioni e sulle competenze dei dipendenti. Gli strumenti che si possono individuare per l’indagine sono diversi ognuno caratterizzato da punti di forza e ognuno applicabile a differenti e specifici contesti.

Osservazione diretta

Si tratta di una tecnica di raccolta di informazioni utilizzata principalmente nelle fasi esplorative. Si basa sull’osservazione dello svolgimento delle normali attività di lavoro svolte dai dipendenti. Non sono quindi necessari contatti personali o relazioni dirette con i soggetti che forniscono le informazioni ricercate, che, inconsapevoli di essere oggetto di studio, si comportano in modo naturale. Il vantaggio di questo metodo è costituito da un significativo ampliamento della gamma di informazioni da raccogliere.

Questionari

Un ulteriore metodo che può costituire un ottimo primo punto di partenza. Si tratta di uno strumento di ricerca basato su una griglia di domande (aperte o chiuse, in formato cartaceo o digitale) formalizzate e standardizzate. Le informazioni raccolte sono di natura prevalentemente quantitativa e, quindi, analizzabili dal punto di vista statistico e facilmente generalizzabili. La logica che sottende a tale strumento di ricerca è quella della misurazione, in modo oggettivo ed impersonale, delle caratteristiche strutturali del campione (età, sesso, titolo di studio, ruolo), opinioni, atteggiamenti, esigenze, comportamenti generalizzabili all’universo di riferimento. Tramite questo strumento è possibile raggiungere in breve tempo molte persone e, se opportuno, la compilazione può essere gestita in forma anonima per spingere i dipendenti a una maggiore trasparenza.

Interviste individuali e/o in gruppo

Si tratta di una metodologia di indagine basata sull’interazione comunicativa tra due soggetti o più, se di gruppo, finalizzata all’acquisizione di informazioni. È un metodo particolarmente efficace poiché genera partecipazione e coinvolgimento, ma richiede tempo per la raccolta e l’elaborazione dei dati. I dipendenti, in alcuni casi, potrebbero avere difficoltà a comunicare le proprie esigenze. È per questo fondamentale che l’intervistatore sia dotato di buone doti comunicative e di ascolto e che sappia stimolare la partecipazione attiva dell’intervistato al fine di fare emergere sia i bisogni espressi che quelli latenti.

Focus group

Tecnica di rilevamento di informazioni e dati di tipo qualitativo, strutturata come intervista o discussione all’interno di un gruppo omogeneo di persone che condividono caratteristiche, appartenenze, professionalità, competenze. Le informazioni sullo specifico tema di interesse sono raccolte attraverso un dibattito guidato, volto inoltre a ridurre eventuali i fattori di “condizionamento” che possono interferire attraverso l’uso di interviste strutturate o semi strutturate. Il metodo del focus group è particolarmente efficace quando si vogliono rilevare opinioni complesse, difficilmente riassumibili all’interno di un questionario, e si vuole allo stesso tempo favorire il confronto tra un numero limitato di soggetti.

Webinar

Si tratta di seminari o lezioni online che possono essere seguiti comodamente da casa, dall’ufficio o da un qualsiasi PC dotato di accesso a internet. Nell’era della rivoluzione digitale e dello smart-working, i webinar si stanno dimostrando strumenti flessibili, efficaci e pratici da usare. Quindi alla portata di tutti e fruibili ovunque. Nel caso dei webinar utilizzati come strumenti per l’analisi dei fabbisogni formativi, il relatore può condurre domande volte a valutare la conoscenza e la comprensione che i dipendenti possiedono degli argomenti di formazione online, nonché per scoprire gli aspetti della strategia di formazione online su cui bisognerebbe lavorare.

Per approfondire le tue conoscenze a riguardo dei corsi di formazione IT, sulla sicurezza informatica, sull’utilizzo degli strumenti tecnici di collaborazione come ad esempio Microsoft Teams o Microsoft SharePoint puoi affidarti a Silver Academy e alla una consulenza informatica di Nexsys, azienda informatica di Verona.

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