Microsoft Teams la guida completa per un efficace utilizzo aziendale. Dall’utilizzo dello strumento al corso di formazione Microsoft Teams per utenti.
Negli ultimi anni, il lavoro da remoto si è sviluppato molto e sono nati nuovi mezzi per migliorare e agevolare la collaborazione virtuale.
Microsoft Teams è una piattaforma recente legata al mondo business che offre, ma non solo, un servizio utile di videochiamate. Tuttavia, sono numerosi i possibili utilizzi di Teams di cui ancora forse la tua azienda è ancora poco a conoscenza. Si tratta di funzionalità che possono agevolare ulteriormente la cooperazione tra i tuoi dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori.
Questo strumento può apparire complicato ma seguendo questa guida potrai finalmente comprendere come utilizzare Microsoft Teams e approfittare di tutte le sue funzioni.
Che cos’è Microsoft Teams?
Microsoft Teams è una piattaforma di lavoro Microsoft ideata con l’obiettivo di agevolare la comunicazione nella tua azienda grazie a videochiamate con strumenti integrati quali spazi virtuali, chat, file di lavoro che permettono la condivisione di contenuti.
La comunicazione con Teams è molto simile ai servizi Zoom o Google Meet e dunque i tuoi collaboratori potranno partecipare alle conferenze online grazie ad un link o un codice di invito. I membri di questi gruppi virtuali potranno utilizzare canali condivisi o privati per comunicare.
Questa piattaforma può essere utilizzata anche nel mondo dell’insegnamento grazie a Teams for Education che permette di creare gruppi virtuali composti da docenti, amministratori e studenti.
Tutte queste funzioni di Teams saranno accessibili con una versione gratuita o con versioni a pagamento. Tutto ciò che devi avere per iniziare è un account Microsoft. Leggendo le seguenti istruzioni potrai finalmente installare Teams su qualsiasi dispositivo e imparare ad utilizzarlo per agevolare i tuoi collaboratori nella tua azienda.
Come installare Microsoft Teams sul PC
È veramente molto semplice utilizzare Microsoft Teams sul pc, in seguito troverai tutte le istruzioni necessarie per l’installazione.
Sarà sufficiente collegarti al sito Teams e cliccare i pulsanti scarica per desktop e inseguito scarica Teams. Dopo breve inizia il download del file e qualche secondo dopo sarà possibile installare la piattaforma con solo un doppio clic sul file stesso.
Quando cliccherai sul pulsante Esegui inizierà il processo di installazione e dovrai accedere al tuo account Microsoft, inserire le tue credenziali e password, e in seguito cliccare il pulsante Accedi. La prima volta che avvierai Teams sul pc, ti arriverà una notifica per l’iscrizione a Teams.
In seguito, oltre a dover inserire nuovamente il tuo indirizzo e-mail, ti verrà posta la domanda Come si vuole usare Teams? Cliccando il pulsante Per Lavoro dovrai inserire Cognome, Nome, Paese o area geografica e il nome della tua azienda.
Cliccando il pulsante Per la scuola, invece, ti verrà richiesto l’inserimento del tuo account email per poterti iscrivere a Office 365 Education.
Ora sei iscritto e la piattaforma riconoscerà l’azienda o l’associazione con la quale hai eseguito l’iscrizione a Teams.
È presente un menu a tendina che ti permetterà di confermare o cambiare l’azienda se dovessi lavorare in due o più aziende differenti. In seguito dopo aver premuto il tasto Continua al centro si aprirà un link di collegamento che potrai condividere con i tuoi collaboratori tramite il pulsante Copia Collegamento che ti permetterà di incollare e condividere il link.
Dopo aver premuto un ulteriore pulsante con scritto OK sarai dentro la piattaforma Teams.
Sulla sinistra potrai vedere il menu Teams che ti riporta il tuo o i tuoi Team con i quali puoi comunicare premendo avvia una nuova conversazione. Utilizzando, invece, @nomeutente potrai inviare un messaggio solo ad una persona singola. Se desideri inserire altre persone al tuo team potrai cliccare il pulsante Aggiungi persone.
Ti verrà anche mostrato un canale più specifico di collaboratori cliccando sulla voce Generale.
Nel caso in cui dovessi avere la necessità potrai anche aggiungere ulteriori canali solamente cliccando il pulsante Crea altri canali.
Le funzioni base di Teams: i canali di Teams
Microsoft Teams è ricco di numerose funzioni.
Ad esempio potrà mostrarti l’elenco dei file del tuo gruppo solo premendo nel menu il pulsante File.
Se invece premi il pulsante Wiki, potrai vedere informazioni e istruzioni condivise con tutto il team.
Sarà possibile aggiungere schede di gestori di documenti o servizi cloud grazie ad applicazioni del pacchetto Office oppure cliccando il pulsante (+) potrai condividere schede con file specifici o applicazioni.
Nel menu, premendo Notifiche del canale, potrai selezionare le notifiche che desideri. Se invece clicchi il pulsante Gestione canale potrai guardare alcune informazioni generali del canale. Premendo Analisi ti verranno mostrate le interazioni fra i membri e potrai scegliere quali fra di essi potranno pubblicare.
Se necessiti di vedere quanti e quali sono i colleghi nel tuo Team sarà sufficiente premere Persone nel menu.
Il corso Microsoft Teams per utenti
È fondamentale utilizzare in maniera condivisa e collaborativa lo strumento Microsoft Teams. Questo ti permetterà non solo di efficientare i processi e la produttività, ma anche di continuare a sviluppare una crescita delle competenze digitali dei tuoi collaboratori.
Grazie ad una condivisione operativa delle informazioni e dell’organizzazione interna, il tuo staff riuscirà a sviluppare una maggiore autonomia e flessibilità operativa e tecnica informatica. La condivisione di strumenti e pratiche permette alle persone di essere attori di una trasformazione digitale, dove la sinergia è sviluppata grazie al contributo del singolo utente.
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