Microsoft 365 rappresenta lo strumento di collaborazione e condivisione più utilizzato in ambito business. Che tu faccia parte di una grande azienda multinazionale, di una PMI o di uno studio professionale, il cloud Microsoft 365 rappresenta la scelta funzionale ed efficiente per lo sviluppo della tua organizzazione e del tuo business.
Vediamo alcuni aspetti relativi agli strumenti integrati nella suite Microsoft 365 e nello specifico in riferimento a:
- Microsoft Teams
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Planner
Qualche consiglio per utilizzare il tuo Microsoft Teams
In un’epoca in cui le riunioni online sono diventate la consuetudine, è fondamentale seguire alcune regole di base per garantire una comunicazione efficace e una collaborazione produttiva. Qui di seguito troverai alcuni consigli utili su come comportarsi prima e durante una riunione online.
Prima della riunione Teams:
- Controlla la connessione Internet: controlla che la tua connessione Internet sia abbastanza veloce e stabile per evitare interruzioni o rallentamenti durante la riunione con il tuo Microsoft Teams.
- Testa l’audio e il video: assicurati di avere un microfono funzionante e un’opzione di altoparlante o cuffia per l’audio. Testa anche la tua webcam per assicurarti che funzioni correttamente.
- Trova un ambiente silenzioso: cerca di partecipare alla riunione in un ambiente silenzioso dove non ci siano distrazioni. In questo modo potrai concentrarti meglio sulla riunione e partecipare attivamente.
Seguendo questi tre consigli sarai in grado di evitare spiacevoli imprevisti quando la riunione avrà inizio, per poter lavorare o partecipare a dei corsi di formazione con tranquillità.
Durante la riunione Teams:
- Tieni la webcam accesa: se possibile, tieni la tua webcam accesa in modo da rendere la riunione più personale e interattiva. In questo modo, gli altri partecipanti potranno vederti e interagire con te.
- Trova uno sfondo adeguato: cerca di avere uno sfondo adeguato e pulito durante la riunione. Evita di partecipare alla riunione in un ambiente troppo disordinato o rumoroso. Se possibili applica gli sfondi forniti dalla tua azienda.
- Partecipa attivamente: cerca di partecipare attivamente alla riunione, facendo domande e interagendo con gli altri partecipanti. In questo modo potrai contribuire alla discussione e rendere la riunione più produttiva.
- Bada all’aspetto: anche se la riunione è online, è importante fare una buona impressione. Vestiti in modo professionale e rispetta le norme del bon-ton. Ricorda che anche se sei a casa, stai partecipando a una riunione di lavoro.
- Rispetta le regole: rispetta le regole della riunione e del moderatore. Non interrompere gli altri partecipanti, non utilizzare il cellulare o altre fonti di distrazione e non parlare contemporaneamente ad altre persone.
La gestione delle riunioni con Microsoft 365
Seguire queste norme di comportamento può aiutare a garantire una comunicazione efficace e produttiva durante la riunione, rendendo l’esperienza di lavoro online più interattiva e coinvolgente.
Seguendo queste semplici norme, le riunioni online possono essere un’opportunità di apprendimento e di confronto altamente efficace e produttiva, in grado di migliorare il lavoro di squadra e le relazioni interpersonali all’interno dell’azienda. Anche durante i corsi di formazione è fondamentale seguire questi passaggi per aumentare la produttività ed efficientare il percorso formativo stesso nonché la sedimentazione delle competenze.
Partecipare a riunioni online richiede un’attenzione particolare a diversi aspetti, ma la buona notizia è che l’esperienza di apprendimento può essere altamente efficace se si seguono queste semplici regole di comportamento. Se sei interessato a migliorare le tue competenze digitali per partecipare alle riunioni online in modo più efficace, ti invitiamo a partecipare al nostro corso Microsoft Teams. Con il nostro corso, potrai imparare a utilizzare al meglio la piattaforma Microsoft Teams, migliorare le tue competenze digitali e diventare un professionista più preparato ed efficace nella partecipazione alle riunioni online. Il corso Microsoft 365 ti guiderà nella gestione del tuo strumento Cloud per la collaborazione e la condivisione aziendale.
Come condividere i file con SharePoint
Microsoft SharePoint è uno strumento integrato nella suite di Microsoft 365 che ha la funzione di potente intranet e piattaforma di gestione dei documenti. Rappresenta un elemento portante alla base di molte funzioni integrate in Microsoft 365.
Tra le varie funzioni di Microsoft SharePoint quella della condivisione è sicuramente la principale. Infatti, permette di gestire il lavoro in team in maniera dinamica tramite siti personalizzabili e accessibili sia dall’interno che dall’esterno dell’organizzazione tramite PC, Mac e dispositivi mobili.
SharePoint oltre alla creazione di siti e sotto-siti consente la ricerca di file all’interno di essi; una volta entrati nella sezione del sito ed aver effettuato la ricerca si otterranno i risultati contenuti all’interno del sito e dei relativi sotto-siti.
La gestione delle informazioni all’interno del proprio ambiente di lavoro è fondamentale: SharePoint mette a disposizione vari metodi per poter condividere file di diverse tipologie. Capita spesso che all’interno di un’organizzazione vengano usati differenti approcci alla condivisione dei file, essi cambiano in relazione alla tipologia di audience.
In SharePoint è possibile, tra i vari metodi, utilizzano i permessi richiesti, condividere interi siti selezionando “Condividi” nella sezione in alto a destra del sito.
Organizzazione di Planner e dei task di lavoro
Quando parliamo di organizzazione e struttura dei compiti solitamente è buona pratica assegnare un task ad una singola persona alla volta, e dare sempre una data di inizio e di scadenza del task.
In questo modo, esiste sempre solo una persona incaricata di finalizzare il task o chiudere un determinato pezzo del task. Se il task rimane assegnato contemporaneamente a più persone, non si capisce chi deve fare cosa, e alla fine “tutti sono responsabili” quindi “nessuno è responsabile”
Quando l’assegnatario conclude il suo lavoro su tale task, se è necessario l’intervento di un’altra persona, l’assegnatario corrente può mettere una nota di spiegazione di quello che è stato fatto e di quello che c’è ancora da fare, e assegnare il task ad un’altra risorsa. Altrimenti, si può tranquillamente chiudere il task.
Se il lavoro non è stato “banale”, è importante inserire nei commenti del task la spiegazione di quanto è stato fatto, in modo che il task contenga uno storico leggibile delle operatività svolte.
Questi commenti verranno usati in fase di review del task dal “project manager” per verificare la corretta esecuzione del task.
Microsoft Planner ti aiuta nella gestione della pianificazione dei progetti grazie all’integrazione con Outlook, Teams e OneDrive. Contattaci per scoprire tutte le aree di formazione Microsoft 365 disponibili per la tua azienda e per i tuoi collaboratori aziendali.