Ti è già capitato di avere bisogno di condividere dei file o cartelle ma non avevi dei dubbi di come utilizzare al meglio i tuoi strumenti?
Niente paura, SharePoint ti viene in aiuto in questa operazione!
Ora però ti starai chiedendo cosa sia questo strumento che ho appena menzionato, non è vero? Se continui a leggere questo articolo lo scoprirai subito!
Che cos’è Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint è una piattaforma basata su cloud, sviluppata da Microsoft per la condivisione e collaborazione aziendale, è ritenuta facile ed intuitiva anche per coloro che sono alle prime armi. Rappresenta un vero e proprio sistema di gestione dei contenuti, che consente di costruire siti web di tipo intranet aziendale in cui condividere informazioni e documenti con i colleghi, ma anche con persone esterne all’azienda.
Inoltre, essendo integrato con Microsoft 365, comunica con gli altri strumenti Microsoft, rendendo il flusso di comunicazione naturale. Insomma, è uno strumento davvero flessibile, che riesce a soddisfare tutte le esigenze aziendali. In particolar modo, è noto perché consente di svolgere numerose operazioni essenziali, tra cui organizzare, archiviare e condividere informazioni, ma anche personalizzare la propria intranet aziendale, fino a creare liste e renderle disponibili per la modifica con gli altri membri dell’organizzazione.
Come utilizzare Microsoft SharePoint in azienda
Desideri approfondire i motivi che spingono sempre più le aziende a beneficiare di Microsoft SharePoint? Leggi questo articolo!
Tra le numerose funzionalità, come avrai capito, è possibile condividere file e cartelle. In questo articolo ti voglio mostrare 2 opzioni possibili di condivisione dei file e cartelle tramite SharePoint.
Ma andiamo a vedere insieme nel dettaglio come si fa!
Come condividere i documenti con persone specifiche
Risulta efficiente optare per questa opzione, ovvero di condividere i documenti con persone specifiche, nel caso in cui tu preferisca mandare un invito tramite una e-mail a singole persone o gruppi e monitorare gli invitati. Per di più, così facendo è possibile togliere le autorizzazioni per utenti o gruppi specifici risulta fattibile.
Ti mostro ora i passaggi fondamentali per riuscirci!
Step 1
Fai accesso a Office 365 ed entra nel tuo account con le credenziali Microsoft.
Step 2
Nell’angolo in alto a sinistra della finestra clicca sull’icona di avvio delle app su SharePoint.
Step 3
Passa alla raccolta in cui vuoi condividere i file.
Step 4
Clicca sul file o la cartella che vuoi condividere, premendo sull’icona che ha la forma di cerchio.
Attenzione! Non si possono condividere più elementi nello stesso tempo; perciò, ricorda di condividere la cartella stessa con gli elementi interessati all’interno di essa!
Ora ti si presentano 2 possibilità:
- Se stai usando la visualizzazione Elenco, clicca sul cerchio che si trova sul lato sinistro dell’elemento
- Se invece stai usando la visualizzazione Riquadri, clicca sul cerchio che si trova nell’angolo in alto a destra dell’elemento.
Step 5
Clicca su Condividi nella parte superiore della pagina.
Step 6
Ora, nella sezione Invia collegamento clicca su Chiunque abbia il collegamento può modificare, al fine di aprire le impostazioni del collegamento.
Step 7
Seleziona una delle seguenti opzioni agli utenti a cui vuoi permettere l’accesso con il collegamento:
- Tutti permette di accedere a tutti coloro che ricevono questo collegamento, indipendentemente dal fatto che lo si ottenga in modo diretto o che venga inoltrato da un altro utente. Anche persone esterne all’azienda possono essere incluse!
- Le persone di <La tua organizzazione> con il collegamento permette di accedere ai file a tutti coloro che nell’organizzazione abbiano il collegamento, indipendentemente da chi lo ricevano.
- Persone con accesso esistente è l’opzione adatta a tutti coloro che hanno già acceso alla cartella o file. Infatti, la si usa per mandare un collegamento ad un utente che ha già accesso.
- Persone specifiche è l’opzione idonea solo per le persone specificate.
Step 8
Se vai in Altre impostazioni potrai impostare alcune opzioni tra cui:
- Consenti modifica
- Blocca download
- Imposta data di scadenza
- Imposta password
- L’apertura in modalità di revisione
Step 9
Quando termini di impostare tutte le autorizzazioni e impostazioni per i collegamenti, clicca su Applica.
Step 10
Nel campo Nome, gruppo o messaggio di posta elettronica inserisci le e-mail oppure i nomi dei contatti di coloro con cui vuoi condividere.
In aggiunta, potresti includere un messaggio sotto il campo sopracitato!
Ultimo passaggio
E ora non ti resta altro che premere Invia!
Come condividere i documenti usando “Copia collegamento“
Questa è l’altra opzione disponibile, che ti consente di condividere gli elementi con tante persone, che potrebbero non conoscersi in modo diretto. Tieni presente che tutti coloro che ricevono il collegamento potranno visualizzare o modificare l’elemento, in base all’autorizzazione che viene impostata.
Gli utenti che possiedono il suddetto collegamento non hanno il permesso di caricare nuovi elementi. Ricorda anche che è possibile inoltrare il collegamento e che non persiste la necessità di fare l’accesso!
Il procedimento è identico a quello visto sopra, a parte pochi step:
- Nello step 6, clicca su Copia collegamento e poi clicca ancora su Chiunque abbia il collegamento può modificare per aprire le impostazioni del collegamento.
- Dopo lo step 9, ovvero in seguito ad aver cliccato su Applica, nel campo Copia collegamento, premi su
- Incolla il collegamento ed invialo in un messaggio, e-mail o post.
Corso di formazione Microsoft 365: SharePoint, Teams e OneDrive per utenti
Se Microsoft SharePoint ti ha incuriosito e ti ha fatto venire voglia di apprendere più funzionalità dello strumento, non esitare a visitare il sito Silver Academy e il corso Microsoft SharePoint per utenti, il cui obiettivo è quello di facilitare il tuo business in azienda! Infatti, sarai in grado di gestire la intranet aziendale, documenti e flussi operativi in modo sicuro e controllato!
Non è finita lì!
Lo sapevi che Microsoft SharePoint si connette a pennello con Microsoft Teams?
Sì, proprio così! Per farti un esempio, potresti creare un team Microsoft da SharePoint!
Il fatto sorprendente è che Teams semplifica la comunicazione aziendale mettendo a disposizione le sue funzionalità, tra cui le chat, videochiamate, videoconferenze e non solo, consentendo così di far restare in contatto i colleghi in tempo reale.
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