Microsoft SharePoint è una piattaforma di gestione, archiviazione e collaborazione sviluppata da Microsoft. Permette la creazione di siti web principalmente ad uso aziendale ma che possono anche essere distribuiti in rete e quindi essere disponibili e utilizzati come normali siti web.
SharePoint può essere utilizzato come uno spazio di collaborazione sicuro o un portale informativo aziendale in cui vengono archiviati, organizzati e condivisi file e documenti. Le informazioni sono accessibili da qualsiasi dispositivo tramite browser web e questo permette di avere le informazioni sempre a portata di mano.
Le aziende possono configurare SharePoint per gestire un portale intranet, una extranet e vari siti web. Microsoft SharePoint rappresenta la prima piattaforma per creare intranet aziendali con lo scopo di connettere le persone e condividere e comunicare all’interno della stessa azienda.
Esiste SharePoint Online che è la versione cloud di SharePoint.
Cosa si intende per intranet aziendale?
Una intranet aziendale è un sito web interno all’azienda, un sistema di comunicazione accessibile solo al personale aziendale (impiegati, collaboratori, dirigenti, tutti quei soggetti che lavorano all’interno dell’azienda). Le Intranet sono reti private utilizzate dalle organizzazioni per comunicare unicamente con la propria forza lavoro.
Le intranet consentono di collaborare, gestire attività, semplificare i processi organizzativi aziendali. Se in origine le intranet erano collocate soltanto all’interno della rete aziendale (quindi non accessibili dall’esterno), ora le intranet sono accessibili al personale dell’azienda anche via internet.
L’intranet fa risparmiare, evita problemi di comunicazione interna e rende più flessibile la propria azienda, consentendo alle persone di lavorare meglio. Inoltre, riduce il lavoro inutile del personale di un’azienda, permettendo di circoscrivere gli sprechi, liberando così alcune risorse.
L’intranet aziendale rafforza la capacità di controllo sull’intera attività, rappresenta uno strumento di ristrutturazione organizzativa, il quale facilita i cambiamenti e rende tutti i processi aziendali più flessibili.
Numerose funzionalità
Con Microsoft SharePoint si ha accesso ad una vasta gamma di funzionalità, le quali consentono di creare facilmente siti intranet o extranet. SharePoint può essere installato nella rete o può essere utilizzato in modalità software-as-service, in Microsoft 365.
Il software è un servizio progettato per le aziende per aiutarle a creare un sito web aziendale che i dipendenti della stessa organizzazione possono visitare.
- Attraverso la intranet è possibile utilizzare il sistema di ricerca avanzata per condividere e trovare documenti.
- I dati e le informazioni vengono catalogati e gestiti in maniera intelligente e funzionale a disposizione dei dipendenti.
- Tutte le informazioni che l’azienda vuole trasmettere possono essere pubblicate e messe in evidenza nella pagina iniziale di ogni utente.
- È possibile creare pagine con funzioni specifiche e potenziate per ogni divisione.
- Tutti i processi aziendali diventano digitalizzati e più fluidi. Si possono fare richieste come ferie, malattia, ottenimento buste paga, l’area di welfare aziendale e molto altro ancora.
Il vantaggio principale di questo strumento è individuabile nella sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale. È possibile caricare un documento dal sito o direttamente dall’operazione “Salva con nome” nell’applicazione utilizzata per creare il documento. È inoltre possibile eliminare le cartelle condivise sui server e insegnare agli utenti come salvare i documenti in elenchi e raccolte di SharePoint.
SharePoint e sicurezza
Con SharePoint sono previste anche delle funzioni per quanto riguarda la sicurezza informatica e sono:
- Controllo di accesso ai dati e alle risorse SharePoint in base a criteri di posizione (si parla di percorso di rete)
- Blocco o limitazione dell’accesso ai contenuti a dispositivi non gestiti
- Sicurezza e crittografia dei dati tramite una protezione estesa su più livelli
- Disconnessione sessione inattiva, ossia disconnessione degli utenti inattivi per garantire una maggior protezione dei dati
- Criteri di gestione delle informazioni, per controllare l’accesso da parte degli utenti a informazioni e documenti aziendali
- Ripristino documenti eliminati
- Funzionalità antivirus, che permette di ricercare ed individuare possibili virus specialmente nei file che vengono caricati dagli utenti
Perché dovresti usare SharePoint per la tua azienda?
SharePoint è la soluzione più accessibile e diretta per l’implementazione di una intranet aziendale, in cui gli utenti possono condividere informazioni e collaborare.
Anche il sistema di gestione dei documenti è molto semplice. È possibile utilizzare l’applicazione Microsoft Online per modificare i file direttamente dal browser.
Gestione e condivisione dei documenti
Si possono gestire l’accesso e la condivisione dei documenti, consentire la visualizzazione e la modifica solo dagli utenti selezionati, che siano interni o esterni dell’azienda. Tutti i lavori saranno sempre sincronizzati con gli altri utenti.
Semplice anche il sistema di gestione dei documenti. È possibile modificare un file direttamente dal browser usando le applicazioni di Microsoft Online.
Lavoro di gruppo
SharePoint è una piattaforma con la funzionalità di consentire di rimanere in contatto con i propri dipendenti, il proprio team e condividere idee. Consente di aggiungere profili e informazioni personali alla propria intranet. In questo modo è possibile vedere gli interessi dei colleghi, le loro responsabilità e con chi lavorano. La piattaforma fornisce una varietà di strumenti per incoraggiare la comunicazione.
SharePoint con Microsoft 365
SharePoint è un servizio di collaborazione che può essere utilizzato come servizio SaaS tramite un abbonamento a Microsoft 365.
Le funzioni di gestione e collaborazione sono perfettamente interconnesse con tutti gli altri strumenti Microsoft per permettere una collaborazione e una comunicazione più semplici e fluide.
Corso di formazione asincrona per utenti
Se siete interessati ad incorporare nella vostra azienda Microsoft SharePoint ma non sapete come implementarlo in modo efficiente ed efficace, con il corso di formazione asincrona su SharePoint a cura dell’azienda informatica Nexsys potrete essere sicuri di avere a vostra disposizione uno strumento in grado di aiutarvi nello svolgimento dell’attività aziendale.
Si tratta di un corso asincrono della durata di 1 ora fruito in una serie di video corsi pillole, in modo da permettervi di seguirlo in qualsiasi momento. Il corso di formazione Microsoft SharePoint per utenti prevede i seguenti argomenti:
Video 01- Ambiente e Piattaforma SharePoint – Durata 5-7 min
Argomenti traccia:
Introduzione alla piattaforma SharePoint lato utente: utilizzi e potenzialità dello strumento.
Condividere informazioni di sicurezza attraverso Microsoft SharePoint
Gestire i documenti in maniera efficiente attraverso Microsoft SharePoint
Utilizzo consapevole delle funzionalità
Video 02 – Microsoft 365: SharePoint e applicazioni collegate – Durata 5-7 min
Argomenti traccia:
Quali sono le App che sfruttano SharePoint
Differenze e principali integrazioni tra SharePoint, OneDrive e Teams
Funzionalità e scenari di utilizzo di SharePoint, OneDrive e Teams
Video 03 – Focus Identità – Durata 5-7 min
Argomenti traccia:
Importanza dell’utente per ottenere e gestire gli accesi ai dati
Utenti e Gruppi e Membri
Gestione degli accessi tramite portale applicazioni
Il controllo e la verifica delle politiche di accesso
Sicurezza delle informazioni e dei dati
Video 04 – Gestione dei documenti – Durata 6-8 min VIDEO Tutorial 2-3 Minuti
Argomenti traccia:
Il concetto di Siti e le modalità di gestione
Le Document Library
Come gestire i documenti in upload, modifica, revisione, co-authoring, check-in/check-out, versioning
Video 05 – Gestione dei permessi – Durata 7-9 min VIDEO Tutorial 2-3 Minuti
Argomenti traccia:
I concetti di base sui permessi di SharePoint
Gestione dei permessi in SharePoint
I livelli di permessi
Impostazioni delle autorizzazioni avanzate
Creazione e gestione di gruppi di utenti
Condividere documenti con utenti esterni
Video 06 – Condivisione dei documenti – Durata 6-8 min VIDEO Tutorial 2-3 Minuti
Argomenti traccia:
Tipologie di condivisione
Come condividere i file all’interno e all’esterno dell’organizzazione
Condivisione vs. Invio Allegati
La pubblicazione e la diffusione delle informazioni
Come mantenere la sicurezza del dato nella condivisione dei documenti
Video 07 – Cestino di SharePoint – Durata 4-6 min VIDEO Tutorial 1-2 Minuti
Argomenti traccia:
Come accedere al cestino e come recuperare i Documenti
La consapevolezza operativa e la gestione efficiente dell’archivio
Video 08 – Ricerche di SharePoint – Durata 4-6 min
Argomenti traccia:
Quali sono gli ambiti della ricerca
Come funziona e come ricercare informazioni dalla SharePoint Start Page
Video 09 – Microsoft Teams Overview – Durata 10-12 min VIDEO Tutorial 2-3 Minuti
Argomenti traccia:
L’interfaccia grafica: panoramica su impostazioni, stato account e presenza
I componenti di base di un Team: Canali, Conversazioni e Schede (Tab)
Lavorare con i file ed i documenti in Microsoft Teams
Documenti Office ed accesso da Teams, Browser, App
Visualizzare o editare un file in Teams o dalle Office Apps
Video 10 – OneDrive Sync Overview – Durata 6-8 min VIDEO Tutorial 1-2 Minuti
Argomenti traccia:
Cosa è una SyncOneDrive
Utilizzo e funzionalità
Come si sincronizza una Document Library
Le modalità di sincronizzazione efficiente
Video 11 – Mobile Apps – Durata 5-7 min
Argomenti traccia:
OneDrive Mobile App
SharePoint Mobile App
Teams Mobile App
Se volete saperne di più
Con questo corso potrete introdurre nella vostra azienda in modo semplice e sicuro uno strumento valido per la vostra organizzazione.
Per avere maggiori informazioni e approfondimenti relativi al corso di formazione asincrono per utenti o se desiderate richiedere una demo, non esitate a contattarci.
