Microsoft Teams, strumento di collaborazione incluso gratuitamente in molte versioni di Office con l’app da scaricare o direttamente dal web, offre svariate funzionalità che includono chat di gruppo, condivisione di file, informazioni e calendari. Nei primi mesi del 2020 ha avuto un aumento improvviso di popolarità dovuto al fatto che offre la possibilità di organizzare e partecipare a riunioni in videoconferenza.

Teams, versione gratis o pagamento?

Microsoft Teams è incluso nelle versioni Office 365 aziendali a partire dalla Business Premium, ma anche nella versione Business Essentials che offre una casella Exchange, Sharepoint, OneDrive e appunto Teams (ma non le applicazioni di Office come Word, Excel, PowerPoint ecc…).

Un account Teams è necessario per poter organizzare una riunione, ma non per parteciparvi: è possibile infatti per chiunque partecipare dal browser a una riunione organizzata su Teams da qualcun altro.

Le scuole possono attivare un abbonamento gratuito a Microsoft Office 365 Education, che include Microsoft Teams, le versioni web delle applicazioni Office e OneDrive. È possibile attivare gratuitamente un account di prova a Microsoft Teams, la cui durata è stata eccezionalmente estesa a causa dell’emergenza Coronavirus. Leggi anche https://www.nexsys.it/blog/microsoft-teams-for-education/

Teams, versione app o web?

Se riceviamo un invito ad una videoconferenza, è necessario seguire il link “Join Microsoft Teams Meeting” ricevuto via e-mail o messaggio. Cliccando sul collegamento si aprirà una pagina web da cui sarà possibile partecipare alla riunione (“continua in questo browser”), scaricare l’app per il nostro dispositivo o aprirla se già installata.

L’indirizzo web di riferimento è https://teams.microsoft.com, dove è possibile scegliere se scaricare l’app per il proprio sistema operativo oppure utilizzare l’app Web.

Browser supportati e conflitti con account Microsoft

La versione web di Microsoft Teams è utilizzabile con molti browser differenti ma lo stesso non vale per i meeting video e la condivisione dello schermo. Di seguito l’elenco dei browser supportati per queste funzionalità:

• Microsoft Edge (vecchia versione RS2 e successive): video riunioni supportate, no condivisione schermo in uscita;
• Microsoft Edge (versione Chromium): supporto completo;
• Google Chrome: supporto completo (le versioni precedenti alla 72 richiedono un plug-in per la condivisione schermo);
• Firefox (ultime tre versioni): non supporta il video e audio in uscita, né la condivisione schermo.
  È possibile assistere al video e partecipare usando il collegamento telefonico;
• Safari (versione 11.1 e successiva): non supporta il video e audio in uscita, né la condivisione schermo. È possibile assistere al video e partecipare usando il collegamento telefonico.

Se, tentando di connettervi ad una riunione, figurate questo messaggio: “Stai perdendo un’occasione! Chiedi all’amministratore di attivare Microsoft Teams per (nomeazienda)” significa che il vostro account risale ad una versione di Office 365 che non include Teams o ad un vecchio account Exchange o Outlook.

È tuttavia possibile ovviare al “problema” aprendo il link della riunione in una nuova finestra del browser in modalità Incognito oppure effettuando il logout dal proprio account Microsoft.

Informazioni aggiornate su limitazioni, specifiche e altri requisiti applicabili a Teams sono disponibili sulla pagina ufficiale del supporto Microsoft.

Partecipare a una videoconferenza Microsoft Teams

Dopo aver scelto se partecipare da web o con l’applicazione, si aprirà una finestra nella quale possiamo verificare l’inquadratura e controllare le impostazioni per microfono e webcam.

Nell’app desktop, tra videocamera e microfono appare un altro interruttore: serve a sfocare lo sfondo. La nostra immagine rimarrà nitida, ma lo sfondo apparirà sfocato.

Se qualcosa non funziona, dall’icona con l’ingranaggio (Dispositivi) possiamo aprire un pannello da cui scegliere quali altoparlanti, microfono e webcam utilizzare (se disponiamo di più di uno di questi accessori).

Nella casella sopra all’immagine possiamo scrivere il nostro nome (o modificare quello preimpostato), dopodiché possiamo premere il pulsante Partecipa ora ed entrare davvero nella riunione.

Microsoft Teams: cosa si può fare durante la video riunione

Muovendo il mouse sulla finestra, comparirà la barra degli strumenti, analizziamola insieme:

• le prime icone da sinistra permettono, nell’ordine, di attivare o disattivare telecamera e microfono e per condividere lo schermo, una finestra o un tab del browser;
• l’icona apre un menu da cui possiamo modificare le impostazioni del dispositivo, passare in modalità a schermo intero o disattivare il video in arrivo (funzione molto utile qualora la velocità di collegamento fosse troppo bassa);
• l’icona del fumetto apre sulla destra una scheda per la chat del gruppo. Questa ha funzioni molto avanzate per la formattazione del testo (si possono inserire anche elenchi e tabelle). La condivisione dei file, invece, risulta più complicata rispetto ad altre piattaforme; quest’ultima, infatti, può avvenire solo se tutti i partecipanti alla riunione fanno parte di uno stesso Team aziendale;
• la cornetta su sfondo rosso permette di chiudere la chiamata.

Microsoft Teams: come organizzare una videoconferenza

Innanzi tutto, una videochiamata singola può essere avviata dalla scheda di contatto di un membro del team, facendo clic sull’icona con la telecamera.

Per organizzare o avviare una video riunione, invece, è necessario andare nella sezione Calendario, dall’icona a sinistra nella finestra principale.

Per avviare o programmare una video riunione seguire le seguenti istruzioni:

• sezione Calendario (icona a sinistra nella finestra principale) – in alto a destra Riunione immediatae Nuova riunione. Quest’ultima offre due possibilità: Pianifica riunione ed Evento live.

Pianifica riunione apre una scheda analoga a quella per creare una riunione su Outlook, con gli spazi per scegliere data e ora, invitare i partecipanti e aggiungere delle note, che costituiranno la mail di invito.

In calce alla mail verrà inserito automaticamente il link alla videoconferenza. Dopo aver salvato la scheda, comparirà il pulsante Partecipa, che potremo usare per avviare la riunione al momento necessario.

Gestire i partecipanti, registrare una riunione ed attivare i sottotitoli in Microsoft Teams

L’organizzatore della videoconferenza ha la possibilità di disattivare l’audio dei partecipanti (l’interessato riceverà una notifica) facendo clic su  accanto al nome nell’elenco sulla destra oppure di tutti, dal link che compare in cima all’elenco. Dall’elenco partecipanti sono disponibili altre opzioni: fissare il nome in alto, rimuovere il partecipante o impostare come partecipante host.

In Teams è anche possibile registrare audio e video della riunione, da  nella toolbar principale. Dallo stesso menù è, poi, possibile terminare la registrazione. Il file verrà, poi, caricato nella chat della riunione e nell’account Microsoft Stream dell’organizzatore e sarà a disposizione di tutti i partecipanti alla riunione.

Con le didascalie Live, i team possono seguire la riunione in tempo reale attraverso i sottotitoli: altre opzioni  > attivare le didascalie Live (anteprima). Questa funzionalità è attiva in anteprima ed è disponibile solo in lingua inglese e nell’app desktop per il momento. I sottotitoli possono rendere più inclusive le riunioni per i partecipanti non udenti o con problemi di udito, persone con diversi livelli di conoscenza della lingua e partecipanti in luoghi rumorosi, offrendo una valida alternativa. Una curiosità: il turpiloquio viene sostituito da asterischi.

Microsoft Teams: cos’è un Evento Live e come crearne uno

Un Evento live di Teams è una trasmissione video in cui audio e video di uno o più relatori vengono inviati a moltissimi destinatari (fino a 10.000), che però ovviamente non possono partecipare attivamente, se non inviando domande o commenti per iscritto.

La funzione Eventi live permette di produrre eventi che possono essere fruiti in diretta o in modalità on-demand. Il video può essere distribuito dalla piattaforma Azure Media Services o anche utilizzando fornitori di CDN di terze parti, per assicurare una visione fluida anche da postazioni molto lontane geograficamente.

Maggiori informazioni: Microsoft Teams e le nuove funzionalità di Live Meeting

Funzioni di Microsoft Teams: chat, condivisione file, riunione virtuale in diretta, altre app da integrare

La funzione di “chat” individuale o di gruppo è sicuramente il cuore dello strumento. Questa funzionalità è quella che più direttamente va a competere con strumenti come Slack. Dalla sua, Teams ha una più stretta e diretta integrazione con gli strumenti Microsoft, come Office 365, Exchange e Sharepoint.

La funzione di “condivisione file” permette di condividere quest’ultimi con tutti i membri del team cliccando sull’icona “graffetta” e selezionando il file dal sito Microsoft Teams, OneDrive o dal computer. Condividendo un file Microsoft Office (documento Word, foglio Excel, presentazione PowerPoint o blocco appunti OneNote), ogni persona del team può visualizzarlo e modificarlo.

La funzione “riunione virtuale in diretta” è uno strumento integrato di Teams per effettuare conferenze audio e video di gruppo (possibile solo con Google Chrome, Microsoft Edge o l’app Windows Teams). La riunione può essere sia in videoconferenza che solo audio. Nella schermata della riunione virtuale sono disponibili opzioni per controllare il flusso video e audio, trasmettere su un’alta schermata, modificare altre impostazioni e terminare la chiamata.

Infine, premendo sul tasto App posto in basso a sinistra, è possibile aggiungere ulteriori app e servizi per integrare le funzionalità di Teams.

Leggi anche: Cos’è, come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Note riunione, condivisione file e lavagna interattiva di Microsoft Teams

Teams prevede la possibilità, per i membri del team, di condividere Note della riunione, inviare file ai partecipanti e lavorare insieme su una lavagna condivisa. È possibile ottenere un link web per la lavagna, e condividere questo link nella chat. Il link però dovrà essere aperto in una finestra diversa. Il link web ai file condivisi invece funzionerà solo all’interno della stessa organizzazione, e non con ospiti.

Per concludere, mentre all’interno dell’applicazione sono presenti video per usare Microsoft Teams, Silver Academy e Nexsys propongono corsi dedicati a questo importantissimo strumento di collaborazione: Corso Microsoft Teams 360  ed il Corso Microsoft Teams per utenti .

Scopri il canale YouTube Nexsys con tanti video pillola dedicati a Microsoft Teams. Teams non avrà più alcun segreto per voi!