Hai di sicuro sentito parlare di Microsoft Teams, soprattutto da quando lo smart working ha cominciato a diffondersi tra le aziende. Se già lo utilizzi in azienda o se ti stai approcciando allo strumento di collaborazione, ecco una delle ultime novità che ti permetteranno di lavorare attraverso la suite Microsoft 365 in maniera ancora più automatica e professionale.
Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione lanciato sul mercato nel 2016, ideato con l’obiettivo di ottimizzare la comunicazione tra dipendenti, grazie all’interoperabilità con Office 365. Un fatto sorprendente è che Teams incorpora al suo interno delle funzionalità in grado di incrementare la produttività aziendale, a prescindere dal fatto che ci si trovi in ufficio o meno.
In che modo Microsoft Teams può aiutarti?
Innanzitutto, consente di avviare delle chat, sia pubbliche che private, in modo tale da rendere più semplice l’interazione tra i colleghi. È possibile, in aggiunta, condividere i file di lavoro con le persone interessate, rendendo dunque la comunicazione più efficace. Inoltre, se non vuoi essere disturbato in un certo momento della giornata perché necessiti di una pausa, a dir poco meritata, ricordati di modificare il tuo stato! Un’altra funzionalità che potrebbe fare a caso tuo, nell’eventualità che tu non voglia mostrare agli altri lo sfondo durante una videochiamata, è l’utilizzo della sfocatura dello sfondo, rendendo più personale il tuo ambiente di lavoro.
Per maggiori informazioni su Microsoft Teams leggi questo articolo.
Lo sapevi che?
Lo sapevi che presto le riunioni di Teams non aggiornate termineranno automaticamente?
Si tratta di una nuova funzionalità introdotta da Microsoft 365, la quale dovrebbe cominciare a raggiungere i tenant all’inizio di agosto, completando la sua distribuzione a settembre.
La suddetta tipologia di funzionalità è riservata nello specifico alle riunioni che vengono propriamente definite stantie, ma andiamo a vedere meglio cosa si intende con questo termine!
Stantio: che significa?
Definito come un qualcosa che non è più nuovo o fresco, di solito a causa dell’essere conservato troppo a lungo, in sostanza una riunione stantia su Teams presenta 2 caratteristiche di seguito riportate:
- ha un solo partecipante
- continua per altri 10 minuti dopo il termine previsto
Si riferisce a tutte le riunioni?
No, questa definizione si applica solo alle riunioni programmate.
Infatti, le riunioni ad-hoc non hanno un tempo limite; quindi, non possono mai affrontare la prova della non aggiornabilità.
Di solito, una volta che una riunione giunge al termine, i partecipanti la lasciano e la riunione giunge a una conclusione naturale. Gli spazi di riunione su Teams sono persistenti e questo significa che i partecipanti possono partecipare a una riunione prima del suo orario programmato o dopo il termine della riunione.
In realtà non costa molto, per quanto concerne le risorse informatiche, mantenere le riunioni persistenti e risvegliarle se necessario.
Perché allora è una buona idea terminare in automatico le riunioni di Teams non aggiornate?
Per il semplice fatto che sono comunque necessarie alcune risorse per mantenere viva una riunione (ad esempio il mantenimento delle connessioni di rete).
Riunioni di Teams: situazione 1
A volte potrebbe capitare che un solo partecipante resti attivo in una riunione oltre l’orario di termine previsto. Per esempio, potrebbe rivedere le note della riunione appena svolta, Q&A, e così via per scrivere verbali formali. Eppure, se una persona soltanto si trova in una riunione dieci minuti dopo il suo orario di termine previsto, Teams ritiene che la riunione sia potenzialmente stantia e chiede perciò al partecipante di continuare.
Cosa fare?
Il partecipante ha dunque tre minuti per rispondere, trovandosi così a scegliere tra due possibilità:
- se non fa nulla, Teams interrompe la riunione
- se seleziona Don’t End, Teams coglie il suggerimento e lascia la riunione da sola.
Riunioni di Teams: situazione 2
Al contrario invece, nel caso in cui ci siano più persone presenti ad una riunione, sebbene sia ben oltre l’orario di termine previsto, Teams non considererà mai la riunione come potenzialmente stantia. Le riunioni spesso si prolungano e anche se esse continuano con un numero ridotto di partecipanti, restano comunque ancora attive e valide.
Conclusioni
Certamente la situazione soprariportata è molto diversa da quella in cui una sola persona si ritrova tutta sola in uno spazio virtuale di incontro.
Senza dubbio, ad alcune persone potrebbe piacere sperimentare un contesto simile; tuttavia, è stato dimostrato che il 99% delle volte questo succede perché ci si allontana un attimo per fare una piccola pausa dopo la fine di una lunga riunione.
Chissà se sarà un’idea che funzionerà in termini di miglioramento di Microsoft Teams stesso, apportando valore alle modalità già esistenti di utilizzo delle riunioni su Teams.
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Tu invece cosa ne pensi? Vuoi incrementare le competenze dei tuoi utenti aziendali in modo da migliorare l’interazione, la collaborazione interna ed esterna e quindi, in generale, la produttività e il tuo business?
Nello specifico tema delle riunioni: ritieni che la chiusura automatica delle riunioni non aggiornate di Teams sia un cambiamento sensato?
Ti è già capitato forse di allontanarti per un po’ dalla tua scrivania e ritrovarti successivamente la riunione sparita?
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