L’idea di gestire un team di lavoro a distanza era impensabile fino a 20 anni fa, Internet ha cambiato la storia e le aziende stanno imparando ad adeguarsi. La comunicazione, il lavoro di squadra e le società sono cambiate radicalmente. In Italia sempre più aziende attivano processi di lavoro a distanza, trasferendo parte del lavoro del personale in modalità remota.

Sempre più aziende, per avere successo nel mondo IT, si affidano alla forza lavoro geograficamente dispersa creando team IT che forniscono le migliori competenze funzionali, a prescindere dalla posizione fisica di ciascuno di essi. Chiaramente, per alcuni aspetti, i team collocati (le cui persone si trovano nello stesso luogo) possono presentare vantaggi rispetto ai “remote team” ma quest’ultimi possono funzionare se ben pianificati e organizzati.

La grande sfida per ogni team di lavoro sparso in più posizioni è far lavorare insieme individui isolati come unità coesa. “I team remoti non possono essere trattati come team collocati, in cui lo stato, gli obiettivi, i rischi e i problemi vengono discussi nelle riunioni dei team, a pranzo e in ufficio” spiega Joe Wilson, proprietario di Volare Systems. “Dovete essere disciplinati con la comunicazione quando gestite i team remoti al 100%, perché non ci sono possibilità di incontri come nel corridoio dell’ufficio” afferma Wilson, che ha costruito e gestito diversi team remoti negli ultimi dieci anni.

La strada verso il successo richiede senza dubbio dedizione e speciali capacità di leadership, inclusa la capacità di organizzare, motivare ed ispirare i membri a lavorare in modo creativo e competente.

Ma è veramente possibile lavorare esclusivamente da remoto e in modo virtuale?

Secondo Kevin Eikenberry, fondatore del Remote Leadership Institute e autore del libro The Long-Distance Leader, non solo è possibile ma sta succedendo ogni giorno in tutto il mondo…

“Conosco persone che hanno lavorato insieme per anni senza essersi mai incontrate fisicamente. Darei alcuni consigli. Se funziona continua a lavorare così. Se possibile, trova un modo per incontrare i tuoi collaboratori prima o poi: l’esperienza di un incontro fisico può avere un impatto molto positivo. Cerca poi di trascorrere più tempo con mezzi dalla comunicazione più ricca come il telefono, anziché l’e-mail o i messaggi. Infine, se non puoi incontrare o non hai incontrato per anni, installa una webcam. Non è esattamente come essere nella stessa stanza ma è uno strumento semplice e straordinario allo stesso tempo che sta trasformando la comunicazione rendendola più chiara e reale.” – “Il lavoro da remoto è una delle migliori opzioni oggi disponibili”.

La gestione degli ambienti di lavoro “virtuali” richiede un assortimento di competenze e strumenti del mondo reale. Ecco le tattiche che ispirano creatività e produttività quando si deve guidare un team IT remoto.

Il remote-leader, non un compito per tutti

La leadership è essenziale, per qualsiasi team… sia esso “remoto” o “reale”. La massima priorità di un leader è stabilire obiettivi di progetto chiari e allineati.

“I team IT remoti falliscono perché non c’è una chiara direzione dalla leadership, o se c’è una chiara direzione, non riesce a prendere in considerazione la prospettiva dei dipendenti in … ambienti remoti” afferma Helen Dayen, executive coach e CEO di The Dayen Group, una società di coaching e di sviluppo della carriera.

In mancanza di una leadership forte e di obiettivi definiti, i lavoratori remoti possono iniziare a sentirsi isolati. “Riducono la comunicazione e diventano meno collaborativi”, spiega la Dayen.

“Le skill richieste per comunicare un messaggio in maniera efficace e con successo non cambiano ma la comunicazione è più complicata quando non abbiamo davanti il nostro interlocutore e dobbiamo fare affidamento su uno strumento tecnologico per consegnare il nostro messaggio. I leader che si trovano a grandi distanze devono essere più consapevoli e misurare ogni singola azione e parola, anziché rispondere o reagire senza riflettere, magari di impulso.” Parole di Kevin Eikenberry.

“I leader intelligenti identificheranno in modo proattivo potenziali conflitti di obiettivi e assicureranno che gli obiettivi del team nel loro insieme siano chiari e allineati con le altre responsabilità che i membri del team possono avere” suggerisce Anita Williams Woolley, professoressa di comportamento organizzativo e teoria presso la Carnegie Mellon University Tepper School of Business.

Incoraggiare il feedback senza dimenticare la valorizzazione

Ogni relazione salutare si basa sulla fiducia e sulla comunicazione, la collaborazione è una strada a doppio senso. La gestione remota del team non fa eccezione.

Il leader deve sempre avere un quadro completo ed aggiornato sulle attività assegnate al team, mostrare interesse per il benessere dei membri e della loro soddisfazione per il lavoro: tutto questo è possibile attraverso un feedback continuo e trasparente. Importante è mai abbandonare il team ma coinvolgere e confrontarsi su nuove idee e miglioramenti dei processi aziendali.

“Non ti diranno sempre se stanno lottando con qualcosa”, osserva Wilson, che suggerisce di programmare uno o due check-in giornalieri, con le webcam accese, per porre domande aperte ai membri del team silenziosi. “Cose come: ‘Come va su X?’ ‘Come posso aiutare?’ e ‘C’è qualcosa che io posso fare per rendere il tuo lavoro più semplice?”.

Per garantire il successo del team nonché armonia e coesione, poi, ogni membro deve sentirsi apprezzato.

Scegliere i membri “giusti”

Lavorare da casa è un sogno per tutti ma riuscirci effettivamente con professionalità e senza farsi sopraffare dalle attività quotidiane non è semplice. Bisogna capire che un certo numero di persone, indipendentemente dal talento e dall’esperienza, semplicemente non è tagliato per lavorare da remoto.

D’altra parte, ci sono anche persone che possono gestirsi da sole riuscendo ad organizzare il proprio carico di lavoro in autonomia e ad essere allineate con il lavoro del team. Riescono a farlo anche a distanza.

“Sappiamo che alcune persone possiedono livelli più elevati di capacità di collaborazione rispetto ad altre”, afferma Woolley. “La maggior parte dei tipi di lavoro IT può essere pianificata in modo che gran parte di esso possa essere eseguita in modo asincrono e quindi è importante utilizzare le riunioni in tempo reale in modo giudizioso e per una discussione mirata di questioni critiche”.

Mantenere gli incontri reali

Siamo esseri umani e per noi “essere in relazione” è un elemento fondamentale. Mentre le tecnologie collaborative consentono ai team remoti di lavorare in modo efficace, la loro capacità di costruire rapporti tra i partecipanti rimane limitata. Non dimentichiamo che il lavoratore da remoto è “solo”, ecco perché le team building per i team remoti sono importanti quanto quelle aziendali.

Christopher McFarlane, uno Scrum master e agile coach per un’importante catena di negozi canadese, ritiene che siano necessarie visite periodiche di persona per consentire il social bonding. “Un’interazione di persona consente ai compagni di squadra di imparare di più l’uno sull’altro, come cultura, background, interessi e motivazioni”, spiega. “È un investimento a breve termine che porta a risparmi a lungo termine alimentando la fiducia tra i membri del team”.

Adam Vazquez, vicepresidente IT per l’analisi aziendale e la gestione dei dati presso Hewlett Packard Enterprise, è d’accordo. “Dovete stabilire una certa scadenza per gli incontri di persona (trimestrale, mensile o semestrale): qualunque cosa abbia senso per la vostra cultura e gli obiettivi del vostro progetto. Siate proattivi. Non aspettate che emergano problemi prima di organizzare un incontro. Assicuratevi che i vostri team celebrino insieme momenti significativi”, suggerisce Vazquez. “Sono le cose semplici, come riunirsi per le feste di compleanno, che permettono a tutti di sentirsi connessi”.

Le dimensioni contano

“I team più piccoli, fino a un massimo di 10 persone, possono essere molto più agili di quelli di dimensioni doppie” osserva Peggy Smith, CEO di Worldwide ERC, un’organizzazione commerciale al servizio dei professionisti della mobilità della forza lavoro. “È solo più impegnativo per i grandi team dispersi contribuire in modo efficace alle riunioni in tempo reale e rendere anche le conversazioni asincrone più complesse”.

Le dimensioni di una squadra possono incidere notevolmente sul rendimento. È consigliato, per aumentare la produttività, suddividere il lavoro per progetti.

La comunicazione è la chiave

“Non esiste una comunicazione eccessiva quando si tratta di squadre disperse e remote”, afferma Vazquez. “Ho scoperto che l’utilizzo della tecnologia con funzionalità di video e lavagna durante le riunioni del team contribuisce molto a creare quella sensazione di persona quando sei virtuale”.

La comunicazione è la chiave per una proficua collaborazione in team e la sua importanza non può essere sottovalutata. La modalità in cui essa avviene, testi ed e-mail, può essere efficace per mantenere aggiornati i membri del team e risolvere semplici problemi ma ciò che consente veramente ai team remoti di funzionare sono le tecnologie di comunicazione come Zoom, Slack, Trello, WebEx e Teams.

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