Smartworking ormai lo conosciamo letteralmente come lavoro intelligente. Smartworking o smart working, lavoro agile o flessibile sono tutti sinonimi per indicare un fenomeno che si è ampiamente diffuso ultimamente, spinto dall’emergenza globale e dalla nuova modalità di affrontare il lavoro e la professione.
Capire di cosa si tratta ed affrontarlo al meglio, però, non è immediato, inoltre, l’opinione pubblica è abbastanza divisa al riguardo: c’è chi lo considera una grande opportunità, mentre altri ritengono che da esso derivino più svantaggi che benefici.
Cos’è lo smartworking
L’ordinamento italiano offre una definizione di smartworking piuttosto complessa, ma sostanzialmente si tratta di un’attività che determina un cambiamento radicale dal punto di vista lavorativo. Un concetto che racchiude in sé flessibilità, autonomia e orientamento ai risultati. I dipendenti di un’azienda si trovano in questo modo a dover lavorare non più dal loro ufficio, ma da casa propria. Ovviamente, questo determina una serie di innumerevoli vantaggi e svantaggi, alcuni dei quali verranno analizzati in seguito.
Essendo quindi un fenomeno relativamente recente in Italia, i dubbi e le incertezze al riguardo sono ancora molti. Per questo motivo, elenchiamo alcuni nuovi suggerimenti per affrontare al meglio questo differente approccio lavorativo.
5 consigli pratici per lo smartworking
Dotarsi degli strumenti corretti
È importante uscire dall’ottica, secondo la quale “per lavorare da casa basta un computer”. La situazione è decisamente più complessa di così: è necessario dotarsi di un modello di computer adeguato alle proprie esigenze lavorative. Inoltre, per chi dispone dello spazio necessario, potrebbe tornare utile anche crearsi una workstation, ovvero una scrivania in cui sono presenti tutti gli strumenti necessari per svolgere le attività che, normalmente, si svolgerebbero in ufficio. Tali accessori possono comprendere: un notebook collegato ad un monitor, una tastiera, mouse e webcam. In pratica, è come avere la scrivania dell’ufficio a casa propria.
Non dimentichiamoci anche di avere una buona connessione wi-fi in casa (vedi Vodafone) con la quale sembrerà veramente di avere il proprio ufficio nella nostra abitazione. Importante, però, proprio in un periodo come questo è l’attenzione che si deve fare a quanti dati si utilizzano e ciò che questi ultimi comportano per l’ambiente; il tema del cyber inquinamento non deve sfuggire di mano, infatti esistono fornitori con i quali questi temi sono sempre valutati e trattati (vedi Sorgenia).
Dotarsi dei software adeguati
Anche in questo caso, la scelta dipenderà dalle singole esigenze. Tra i più utilizzati, troviamo Trello (una sorta di to-do-list di gruppo, della quale possono far parte più colleghi, che tiene traccia delle attività completate e di quelle da svolgere); i servizi Cloud (fungono da archivio per salvare copie di file su internet e permettono di accedervi da qualsiasi dispositivo), tra i più noti citiamo OneDrive, Google Drive e Dropbox; infine, un tipo di software a cui non si può rinunciare, ovvero quello che permette di accedere a un pc da remoto. Grazie a questi programmi, sarai quindi in grado di entrare nel tuo computer aziendale comodamente da casa tua. Se vuoi saperne di più, leggi questo articolo al riguardo.
Gestire il tempo in modo corretto
Lavorando da casa, è fondamentale non sovraccaricarsi di lavoro, ma allo stesso tempo non bisogna rilassarsi troppo. L’ideale sarebbe stabilirsi degli obiettivi giornalieri concreti e raggiungibili e suddividere il tempo, di conseguenza, concedendosi delle brevi pause quando è necessario.
Per essere il più produttivi possibile, si può ricorrere ad alcune tecniche o a delle applicazioni. È molto famosa, per esempio, la tecnica del pomodoro. Si tratta di una tecnica di gestione del tempo (che prende spunto dal timer a forma di pomodoro) che consiste nel fare dei turni di lavoro intenso di 25 minuti, seguiti da 5 minuti di pausa e, ogni 4 turni, concedersi una pausa un po’ più lunga. Sarebbe una buona idea abbinare questa tecnica a delle applicazioni che tratteremo nel punto seguente.
Evitare le distrazioni
Naturalmente, essendo in casa, le distrazioni sono infinite, basti pensare ad eventuali animali domestici, vicini, figli… Ci sono alcune distrazioni, però, che con qualche piccolo accorgimento si possono evitare. A tale riguardo, tornano molto utili delle applicazioni: Calmly Writer, adatta per chi si occupa di scrittura, in quanto offre un’interfaccia semplice e pulita, per concentrarsi al 100% sul testo; oppure Stay Focusd, un’estensione di Chrome che consente di limitare l’accesso a internet e ai social network, per evitare di sprecare del tempo inutilmente e, infine, anche Forest, che può essere visto come un’interessante sfida con sé stessi: l’obiettivo, infatti, è quello di far crescere una foresta, e l’unico modo per far crescere gli alberi è non usare il cellulare.
Organizzare gli spazi
Innanzitutto, conviene sistemarsi in un luogo confortevole, come una stanza luminosa e poco rumorosa. Sarebbe conveniente anche optare per una sistemazione con il minor numero possibile di distrazioni (senza televisore, senza telefono fisso…). Inoltre, se si è soliti stare tutto il giorno davanti al computer, conviene dotarsi di una sedia ergonomica, che permetta di mantenere una postura corretta, per evitare di trascorrere ore seduti sul divano o sulla sedia della cucina, dato che questo può causare problemi fisici.
Ma in Italia come affrontiamo lo smart working?
Come abbiamo ribadito all’inizio, le opinioni in merito al lavoro flessibile sono abbastanza contrastanti. L’Italia sembra sempre un passo indietro rispetto ai professionisti cugini europei. Da segnalare che in realtà siamo stati quasi gli ultimi a adottare questo modello operativo, e come tutti i cambiamenti, necessitiamo di tempo per interiorizzare ed apprendere nuovi paradigmi operativi.
Se è vero che da questa modalità derivano molti vantaggi, è anche vero che le difficoltà che ne conseguono non sono poche. Andiamo quindi ad elencare brevemente alcuni pro e contro di questo approccio.
I principali vantaggi dello smartworking
Più flessibilità e autonomia per i dipendenti
- risparmio di tempo per andare e tornare dall’ufficio: da questo deriva anche un altro vantaggio di portata più ampia, ovvero una riduzione dell’inquinamento dovuto all’uso massivo delle automobili;
- meno spese extra, tipo benzina, parcheggio e cibo;
- maggior equilibrio tra vita privata e professionale: per esempio, per chi è genitore può tornare utile lavorare da casa, poiché questo permette di passare più tempo con i figli.
I possibili svantaggi dello smartworking
- cattiva gestione del tempo e poca concentrazione, dovuta per esempio ad eccessive distrazioni;
- isolamento e distacco dai colleghi: questo può essere il caso, soprattutto, di persone che abitano da sole, per le quali, la lontananza dall’ufficio e la mancanza di una vicinanza fisica con i colleghi porta a una sensazione di solitudine;
- poca motivazione, dovuta alla mancanza di un ambiente lavorativo adeguato;
- problemi di salute fisica (mal di testa, mal di schiena) e mentale (ansia, stress);
- minore produttività.
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Tutto sommato, possiamo affermare che, solitamente, basta qualche piccolo accorgimento, per evitare questi aspetti negativi dello smartworking. Dato che è una realtà con cui la maggior parte delle persone dovrà fare i conti, conviene fare il possibile per affrontarla al meglio.
Siamo consapevoli che, per coloro che sono meno esperti del mondo della tecnologia, questo cambiamento dal punto di vista lavorativo possa sembrare spaventoso e destabilizzante, ma, seguendo i nostri suggerimenti, ognuno riuscirà a venirne a capo. Proprio per questo, la nostra società organizza corsi di formazione a Verona e in tutta Italia sulle principali tecnologie. Quindi non esitare a contattarci.
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